Uno degli aspetti più potenti di Google Drive è la possibilità di condividere documenti, fogli elettronici e presentazioni con altre persone; collaborare, modificare i documenti insieme ed in tempo reale da qualsiasi parte del mondo.È possibile collaborare su un documento con persone in grado di visualizzare, commentare, o anche apportare modifiche al documento a seconda delle autorizzazioni che gli vengono date. Perché ti sto dicendo questo? Perché vorrei farti capire come mantenere il controllo sui file condivisi tramite Google Drive!

In questa breve guida vi mostrerò come utilizzare le opzioni di condivisione di Google Drive per condividere con gli altri i tuoi documenti, fogli di calcolo e presentazioni in modo da poterli visualizzare o modificare. È tutto abbastanza semplice ma questo tutorial vi mostrerà come utilizzare tutte le opzioni che Google Drive ci mette a disposizione per condividere tutti i nostri documenti!

Per chi non conoscesse cosa fosse, Google Drive è un servizio gratuito di Google che consente di memorizzare i file on-line e accedere ovunque utilizzando un cloud. Google Drive permette di accedere ad applicazioni web-based gratuite per la creazione di documenti, fogli di calcolo e altro ancora.

 

Scopriamo le opzioni di visibilità

La prima cosa che devi assolutamente conoscere come mantenere il controllo sui file condivisi tramite Google Drive, sono le opzioni di visibilità, che controllano chi può visualizzare i documenti.

I vostri nuovi documenti, fogli di calcolo e presentazioni in Google Drive sono private ​​per impostazione predefinita, ma grazie al pulsante “Condividi”, è possibile scegliere di rendere visibile i documenti a determinate persone, soltanto a chi è in possesso del link oppure renderli visibili a chiunque sul web.

Per modificare le impostazioni, fare clic sul pulsante “Condividi” per aprire il menù delle impostazioni. Quindi, selezionare “Modifica”. Nel menù opzioni per quanto riguarda la visibilità; tramite questo menù si potranno cambiare i permessi di chi può visualizzare il documento.

Ovviamente non è finita qui! Ci sono altre funzioni da scoprire per capire come utilizzare le opzioni di condivisione di Google Drive per condividere con gli altri i tuoi documenti.

Se intendi far visualizzare i tuoi documenti soltanto a determinate persone, seleziona la funzione “Persone specifiche”. Questa funzionalità permette di visualizzare il documento solo a persone indicate da te! Selezionare “Salva” per tornare al menù Impostazioni di condivisione.

Digitare gli indirizzi e-mail delle persone che dovranno avere accesso al documento nella parte inferiore del menù. Se invece intendi far visualizzare i tuoi file solo a chi è in possesso del link, per dare accesso solo ad un gruppo di persone specifiche, scegliere la relativa funzione tra le opzioni di visibilità.

Selezionare “Salva” per tornare al menù impostazioni di condivisione. Dal menù Impostazioni di condivisione, è possibile evidenziare il collegamento al documento e condividerlo via e-mail, social media, o tramite un messaggio di testo.

Infine per dare accesso a chiunque o incorporare un documento Google in una pagina web, scegliere “pubblica sul Web” tra le opzioni di visibilità.

Selezionare “Salva” per tornare al menù impostazioni di condivisione. Dal menù impostazioni di condivisione, è possibile evidenziare il collegamento al documento e condividere attraverso i social media per dare a chiunque l’accesso al documento.Ora entriamo più in dettaglio su come mantenere il controllo sui file condivisi tramite Google Drive.

Passiamo alle opzioni per i collaboratori

Ci sono quattro opzioni per i collaboratori. È tutto molto semplice tant’è che è possibile condividere i file con diversi livelli di accesso al documento.

Il proprietario del documento può decidere chi altri possa visualizzare, commentare, modificare o diventare a sua volta il proprietario del documento.

Per visualizzare le queste opzioni, selezionare il tasto condividi in alto a destra del documento. Nel menù Impostazioni di condivisione, invitare individui o gruppi specifici utilizzando indirizzi mail o gruppi di contatti mail. Qui è possibile scegliere tra le seguenti opzioni: modificare, commentare e visualizzare.

Modificare

Questa opzione per collaboratori consente ad altre persone di modificare il documento. I collaboratori possono lavorare in un documento contemporaneamente ed in tempo reale, quindi non c’è alcuna necessità di mandare continuamente mail avanti e indietro.

Ogni editore che sta lavorando nel documento sarà visibile attraverso delle icone in alto a destra dello schermo, accanto al pulsante commenti. Ogni collaboratore avrà un colore diverso intorno alla sua icona, e qualunque parte del documento che si sta modificando avrà anche il cursore dello stesso colore dell’icona stessa.

Commentare

Con questa opzione per collaboratori, il documento è condiviso ed è possibile vederlo e fare commenti, ma non è possibile modificarlo in alcun modo.

Questa opzione è utile quando si à alla ricerca di un feedback su un proprio progetto, ma non si vuole far modificare alcuna parte del suo contenuto! Per commentare un documento, evidenziare il testo specifico che si desidera commentare e fare clic con il tasto destro per selezionare “Commento”.

È inoltre possibile utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl-Alt-M o il pulsante Commento in alto a destra dello schermo accanto a Condividi. Il proprietario del documento vedrà le sezioni evidenziate ed il box dei commenti sul lato destro dello schermo.

Visualizzare

Per permettere agli altri di vedere soltanto il documento, selezionare la relativa opzione.

Questa opzione è particolarmente utile per distribuire un modello che deve essere utilizzato da altri. Impostando l’opzione permetti al “Collaboratore di vedere”, sarete costretti a “fare una copia” del documento, al fine di apportare le modifiche, garantendo così che nessuno sia in grado di modificare il modello da voi creato

Opzione proprietario

Una quarta opzione per collaboratori “è proprietario”! È disponibile solo dopo aver già condiviso un documento con qualcun altro.

Dopo che il documento è stato condiviso, il nome della persona apparirà sulla lista di accesso nel menù impostazioni di condivisione.

Questa ultima opzione consente al collaboratore di trasferire la proprietà del documento a qualcun altro. L’autore del documento è il proprietario di default. Se la proprietà del documento viene trasferita a qualcun altro, ci saranno alcune cose che l’autore del documento non sarà più in grado di fare.

1.Rimuovere collaboratori

2.Condividere con più persone

3.Modificare le opzioni di visibilità

4.Consentire ai collaboratori di modificare i privilegi di accesso per gli altri

5.Eliminare definitivamente qualcosa da Google Drive.

controllo sui file condivisi tramite Google Drive

Aggiungere commenti

I collaboratori con la funzione “può commentare” o “può modificare” hanno la possibilità di lasciare commenti su un documento. Un commento può istruire il proprietario del documento al fine di risolvere un semplice errore di ortografia, o potrebbe aprire una discussione su una certa sezione del documento.

Per aggiungere un commento a un documento, evidenziare la sezione del documento che si desidera commentare. Come detto, può essere una sola parola, una frase specifica, o un intero paragrafo. Dopo aver evidenziato la sezione, fare clic destro e selezionare “commento”.

Una casella di testo con il tuo nome apparirà all’estrema destra dello schermo per l’inserimento del commento. Semplice vero?

Se qualcuno scrive un commento nel documento, è possibile iniziare una vera e propria discussione rispondendo direttamente al commento. Quando si fa clic sul commento di un’altra persona, la casella intorno al commento diventa gialla.

Qui sarà indicato il commento e verrà visualizzato il testo rispondi a questo commento. Arrivati qui, potrete inserire la vostra risposta! Se il commento è una soluzione semplice che non richiede risposta, è possibile effettuare gli adeguamenti necessari al documento e contrassegnare il commento come “risolto”.

Come? Facendo clic sul tasto “risolto” accanto al commento. Risolvendo un commento, il commento viene nascosto. Per riaprire il commento, fare clic sul tasto in alto a destra del documento. La modifica in tempo reale in Google Drive permette di collaborare con chiunque, ovunque senza grossi problemi o fastidio.

Senza scambiarsi mail, avere centinaia di file diversi da aggiornare in continuazione, sarà possibile collaborare con altri utenti sullo stesso file di teso. È davvero la soluzione più semplice per tutti coloro che usano il pc per lavoro.

Conclusioni di come mantenere il controllo sui file condivisi tramite Google Drive

Ora che avete capito come mantenere il controllo sui file condivisi tramite Google Drive è arrivato il momento delle conclusioni. Google Drive rende più semplice la vita soprattutto per condividere e collaborare sui nostri documenti, fogli di calcolo e presentazioni, e ci sono tantissime opzioni da poter utilizzare.

Ecco alcuni esempi su come utilizzare questo potentissimo strumento di Google:

1.Tenere appunti in un unico documento di collaborazione

2.Avere racchiuse in un unico documento le idee per un progetto imminente

3.Creare un elenco per una vostra cena, e invitare gli ospiti ad aggiungere quello che hanno intenzione di cucinare

4.Consentire agli amici di commentare un discorso che si sta scrivendo per il matrimonio del tuo migliore amico

5.Assegnare parti di un progetto per a diverse persone, ma tutti risponderanno sullo stesso foglio di lavoro

6.Condividi la lista della spesa con la fidanzata

Google Drive è uno dei più popolari servizi di storage disponibili, offre 15 giga di spazio di archiviazione gratuito. Se non hai mai usato un servizio di archiviazione come Google Drive, prendetevi un momento per considerare i vantaggi di conservare i vostri file online; con Google Drive i vostri file saranno accessibili da qualsiasi computer con una connessione Internet.

Google Drive, inoltre, elimina la necessità di salvare continuamente i vostri file su chiavette Usb o sulla mail. Insomma se nonostante tutto ciò che ho detto non avete intenzione di usare questo potentissimo strumento, davvero non saprei come aiutarvi

Spero di aver soddisfatto la vostra sete di sapere di come mantenere il controllo sui file condivisi tramite Google Drive e di avervi reso più chiari alcuni aspetti del funzionamento di questa piattaforma. Molto spesso a bloccarci da utilizzare uno strumento nuovo è proprio la mancanza di guide semplici e funzionali. Buon lavoro o buon divertimento!

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